In sintesi:
1. TUTTE LE AZIENDE, DI QUALSIASI DIMENSIONE E SETTORE, DEVONO REDIGERE UNA INFORMATIVA IN MATERIA DI SEGNALAZIONE DI ILLECITI E A GARANTIRE ALCUNI DIRITTI E TUTELE AL SEGNALANTE
2. LE AZIENDE DI CERTE DIMENSIONI E CHE OPERANO IN ALCUNI SPECIFICI SETTORI SONO TENUTE AD ISTITUIRE UN CANALE INTERNO DI SEGNALAZIONE E AD ATTIVARE LE PROCEDURE PREVISTE.
Un po’ di storia.
La normativa trova spazio fin dall’inizio degli anni 90 e nasce dalla necessità di depotenziare e contrastare il riciclaggio dei proventi derivanti dal traffico di stupefacenti in Europa e, a seguire, per i settori bancari e finanziario, il riciclaggio dei proventi derivanti da attività sospette. Inizialmente si prevedeva un semplice dovere di segnalazione posto a carico di specifici soggetti e non anche un diritto. Tale dovere di segnalazione è stato poi esteso ad ulteriori settori, ad esempio in ambito fiscale.
La direttiva europea 1397/2019 introduce, invece, un vero diritto alla segnalazione e definisce la figura del WHISTLEBLOWER, ovvero del soggetto che la effettua, con l’obiettivo, attraverso misure di tutela in favore dello stesso, di facilitare l’emersione di illeciti commessi nel settore pubblico e privato.
Nel nostro ordinamento il provvedimento attuativo della direttiva europea è il Decreto Legislativo 24/2023, un testo unico che disciplina la materia WHISTLEBLOWING, individua i soggetti tutelati, l’oggetto della segnalazione, definisce le tutele, le procedure previste nonché le sanzioni a carico del soggetto inadempiente.
Cosa prevede la norma?
La norma obbliga le aziende di alcune dimensioni o settori ad istituire il canale interno di segnalazione e di mettere in atto precise procedure di informazione e di tutela nei confronti del soggetto segnalante.
LE AZIENDE INTERESSATE ALL’ADEMPIMENTO (istituzione del canale interno)
Tutte le aziende del settore pubblico e privato che, come media dell’anno:
1. occupano almeno 50 lavoratori con contratto di lavoro a tempo indeterminato o determinato
2. a prescindere dalla dimensione aziendale, esercitano attività nei settori della finanzia o bancario
3. a prescindere dalla dimensione aziendale, hanno aderito al modello organizzativo previsto dal Decreto Legislativo 231/2001.
Computo della media (settore privato)
Per il calcolo occorre fare riferimento, di volta in volta, all’ultimo anno solare precedente a quello in corso.
Il computo dovrà essere rielaborato annualmente con riferimento al valore medio degli addetti (elaborazione dati INPS) al 31/12 dell’anno solare precedente a quello in corso, contenuto nelle visure camerali.
In caso di imprese di nuova costituzione, va preso come riferimento il valore medio calcolato nell’ultima visura camerale.
Il computo dei lavoratori comprende unicamente i lavoratori subordinati.
Chi è il WHISTLEBLOWER?
È il soggetto che segnala, divulga o denuncia all’autorità giudiziaria (o contabile) le violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato da cui dipende, di cui è venuto a conoscenza in un contesto lavorativo. Non sono ammesse segnalazioni che ledono interessi personali.
I segnalatori sono:
– dipendenti pubblici
– lavoratori subordinati del settore privato
– lavoratori autonomi, i collaboratori, i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso soggetti pubblici o privati (compresi clienti e fornitori)
– volontari e tirocinanti anche non retribuiti
– azionisti
ma anche
– clienti
– fornitori
– loro dipendenti/collaboratori che frequentino i locali aziendali.
ATTENZIONE!
Il diritto alla segnalazione è esteso anche ai lavoratori di aziende non obbligate all’attivazione del canale di segnalazione interno (aziende con meno di 50 dipendenti che non esercitano attività nel settore finanziario e bancario e che non hanno aderito al modello organizzativo previsto dal Decreto Legislativo 231/2001), i quali potranno avvalersi del canale esterno per le segnalazioni e ai quali è necessario trasmettere idonea informativa.
IL CONTESTO LAVORATIVO
Condizione fondamentale è l’esistenza di una relazione qualificata tra il segnalante e l’ente segnalato nel quale lo stesso opera. Gli illeciti devono essere appresi nel contesto lavorativo in virtù dell’ufficio rivestito o nello svolgimento di mansioni o attività, anche in modo casuale.
IL MOMENTO DELLA SEGNALAZIONE
La segnalazione potrà essere effettuata:
– quando il rapporto giuridico è in corso
– quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante le fasi di selezione o in altre fasi precontrattuali
– successivamente lo scioglimento del rapporto giuridico, per qualunque causa, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso.
Non è chiaro se sia previsto un termine prescrizionale.
Il rapporto lavorativo può anche essere solamente temporaneo.
OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE
Possono essere segnalate violazioni di disposizioni normative nazionali o europee che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato da cui il segnalatore dipende e di cui il segnalatore è venuto a conoscenza in un contesto lavorativo.
Gli illeciti segnalabili sono i seguenti:
– illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
– condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo 231/2001;
– illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea relativi ai settori: appalti pubblici, servizi-prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicura e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
– atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari UE o riguardanti il mercato interno UE;
– atti od omissioni che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni UE;
– violazioni relative a condotte volte ad occultare gli adempimenti in materia di Whistleblowing;
– attività illecite non ancora compiute ma che il segnalatore ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti;
NON costituiscono oggetto della segnalazione:
– rivendicazioni legate ad interessi personali
– le segnalazioni già disciplinate in via obbligatoria dagli atti della UE o da atti nazionali
– le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, di appalti relativi ad aspetti di difesa o sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente della UE.
I CANALI DI SEGNALAZIONE
I canali di segnalazione dell’illecito previsti sono:
– quello interno (aziendale),
– quello esterno (gestito da A.N.A.C. – AUTORITA’ NAZIONALE ANTICORRUZIONE),
– la divulgazione pubblica,
– la denuncia all’autorità giudiziaria (Tribunale) o contabile (Corte dei Conti).
La scelta del canale non è rimessa alla discrezionalità del segnalatore.
La segnalazione deve prediligere preliminarmente il canale interno (aziendale) e, solo ricorrendo alcune condizioni, potranno essere utilizzati il canale esterno, la divulgazione pubblica e la denuncia alle autorità.
IL CANALE INTERNO AZIENDALE e LA PROCEDURA DI ISTITUZIONE
L’azienda interessata ha l’obbligo di istituire il canale interno di segnalazione, pena sanzione.
Si tratta della nomina di uno o più soggetti, anche costituenti un ufficio specifico e autonomo e dedicato, composto da personale specificatamente formato.
Le aziende, sentite le rappresentanze sindacali aziendali R.S.A. o le organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul territorio, attivano il canale interno che dovrà garantire:
– la riservatezza dell’identità del segnalatore (anonimato), della persona coinvolta e della persona menzionata
– la riservatezza del contenuto della segnalazione
– la riservatezza della relativa documentazione.
La gestione del canale aziendale potrà essere affidata ad un soggetto esterno e autonomo, che potrà avvalersi di personale specificatamente formato.
Le segnalazioni sono effettuate in forma scritta, anche con modalità informatiche, oppure in forma orale.
La persona o l’ufficio interno ovvero il soggetto esterno, ai quali è affidata la gestione del canale di segnalazione interna:
a) rilasciano alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
b) mantengono le interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
c) danno seguito alle segnalazioni ricevute;
d) forniscono riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
e) mettono a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché’ sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne. Le informazioni sono esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro (esempio bacheca aziendale), nonché’ accessibili alle persone che pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono un rapporto giuridico in forma diversa dal lavoro subordinato, poiché legittimati alla segnalazione. Le aziende potranno altresì utilizzare il proprio sito internet.
In breve, ADEMPIMENTI AZIENDALI
1. nomina di uno o più soggetti, autonomi e dedicati alla ricezione della segnalazione, appositamente formati
2. coinvolgimento delle rappresentanze sindacali aziendali R.S.A. o le organizzazioni sindacali per la definizione delle procedure. Non sono note le modalità di tale definizione ma si presume la redazione di un regolamento aziendale. Informativa aziendale e apertura canale informativo
3. attivazione del canale obbligatorio di segnalazione
4. garanzia di riservatezza, obbligo di non ritorsione
5. possibilità di affidare il canale interno ad un soggetto esterno.
IL CANALE ESTERNO A.N.A.C.
Il segnalatore potrà utilizzare il canale esterno ricorrendo una delle seguenti condizioni:
– NON è prevista l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna (ad esempio per segnalatori di aziende massimo 49 dipendenti diverse da quelle obbligate),
– NON è attivo il canale obbligatorio aziendale di segnalazione oppure è attivo ma NON è conforme,
– il segnalatore ha già effettuato una segnalazione interna senza seguito,
– il segnalatore ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare rischio ritorsione,
– il segnalatore ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
All’A.N.A.C. la segnalazione potrà avvenire
– in forma scritta tramite la piattaforma informatica
– in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.
È previsto l’obbligo per l’A.N.A.C. di notificare un avviso di avvenuta ricezione della segnalazione all’interessato entro sette giorni e di dare un riscontro in merito alla segnalazione entro il termine di tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, entro sei mesi.
DIVULGAZIONE PUBBLICA
Significa “rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone”.
Sono previste tutele in favore del segnalante se:
– ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni,
– ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse,
ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
LA TUTELA DEL SEGNALATORE e LA BUONA FEDE
La persona segnalante beneficerà delle tutele solo se, al momento della segnalazione, aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere.
Le tutele previste si possono riassumere in:
misure di sostegno verso il segnalatore ma estese
a) al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve rimanere riservata);
b) alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
c) ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
d) agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.
È istituto presso l’ANAC l’elenco dei soggetti che possono, in virtù di una convenzione, erogare sostegno sotto forma di informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato;
– limitazioni della responsabilità: non è punibile chi riveli o diffonda informazioni, avendo fondati motivi per ritenere che la rivelazione delle informazioni fosse necessaria per svelare la violazione, e laddove la segnalazione è stata effettuata correttamente, con riguardo a informazioni:
• coperte dall’obbligo di segreto
• relative alla tutela del diritto d’autore
• alla protezione dei dati personali
• sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata.
Quando ricorrono le ipotesi di cui sopra, è esclusa anche ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile o amministrativa.
Salvo che il fatto costituisca reato, è esclusa la responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse.
– protezione dalle ritorsioni: è vietata ogni forma di ritorsione anche solo tentata o minacciata posta in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto. La normativa individua un elenco di casistiche:
1. il licenziamento, con la conseguenza della sua nullità e della reintegrazione del lavoratore
2. la sospensione o misure equivalenti
3. la retrocessione di grado o la mancata promozione
4. il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro
5. la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa
6. le note di merito negative o le referenze negative
7. l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria
8. la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo
9. la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole
10. la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione
11. il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine
12. i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi
13. l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro
14. la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi
15. l’annullamento di una licenza o di un permesso
16. la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
– tutela della riservatezza (anonimato):
– la segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato
– opera un divieto di divulgare l’identità del segnalante
Tutela rafforzata dell’identità del segnalante nel procedimento penale, contabile e disciplinare: è tutelata anche l’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione.
DECADENZA DELLE TUTELE
Quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.
SANZIONI APPLICATE
L’A.N.A.C. provvede ad irrogare le seguenti sanzioni:
– da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza;
– da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quelle previste, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
– da 500 a 2.500 euro, nel caso di perdita delle tutele, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
I soggetti del settore privato che applicano modelli organizzativi di cui al Decreto Legislativo 231/2011 prevedono, nel sistema disciplinare adottato, sanzioni nei confronti di coloro che accertano essere responsabili degli illeciti segnalati.
Le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele previsti in ambito WHISTLEBLOWING sono valide solo se effettuate nelle forme e nei modi di cui all’articolo 2113, quarto comma, del codice civile.
LO STUDIO HA REDATTO UNA SPECIFICA INFORMATIVA E HA REALIZZATO UN REGOLAMENTO IN MATERIA.